The Strategic Procurement Plan

Rencana Pengadaan dan Strategi Pengadaan, jika diperlukan, adalah dokumen yang disiapkan oleh Penerima Manfaat sebagai bagian dari proses persiapan Proyek. Rencana Pengadaan harus selalu diselesaikan untuk proyek oleh Penerima Manfaat untuk semua pengadaan. Dalam keadaan tertentu dan untuk proyek berisiko tinggi dan bernilai tinggi, IsDB dapat meminta agar Strategi Pengadaan dibuat serta Rencana Pengadaan. Jika diminta oleh IsDB untuk membuat strategi Pengadaan, Penerima Manfaat harus mengikuti panduan praktik terbaik ini dan menggunakan templat yang disertakan. Rencana Pengadaan harus ditinjau oleh IsDB sebagai bagian dari penilaian Proyek dan kesepakatan harus dicapai dengan Penerima Manfaat tentang Rencana Pengadaan paling lambat setelah penyelesaian negosiasi pinjaman. Jika Strategi Pengadaan harus dikembangkan oleh IsDB, hal itu tidak perlu disetujui tetapi harus dibagikan dengan IsDB sebagai referensi. Selain itu, sebagai bagian dari persiapan Proyek, Rencana Pengadaan disiapkan berdasarkan analisis dalam Strategi Pengadaan dan tidak dapat ditentang oleh IsDB. Dalam situasi yang sangat membutuhkan bantuan karena bencana alam atau bencana buatan manusia atau konflik yang diakui oleh IsDB, Penerima Manfaat hanya boleh menyiapkan Rencana Pengadaan tingkat tinggi dan ringkas, secepat mungkin. Untuk proyek yang dibiayai seluruhnya atau sebagian oleh pinjaman atau hibah IsDB, Rencana Pengadaan secara khusus disebutkan dalam perjanjian pembiayaan antara IsDB dan Penerima Manfaat. Penerima Manfaat tidak boleh memulai proses pengadaan tanpa pernyataan tidak keberatan dari IsDB jika kontrak yang relevan tidak termasuk dalam rencana pengadaan yang didukung oleh IsDB. Rencana Pengadaan yang telah selesai didasarkan pada analisis yang dilakukan saat menyelesaikan Strategi Pengadaan saat diperlukan dan dimasukkan ke dalam Rencana Pengadaan untuk memfasilitasi pengawasan IsDB atas kontrak pengadaan Penerima Manfaat, melalui Lelang hingga pemberian kontrak.

Jika diminta oleh IsDB untuk pengadaan berisiko tinggi dan/atau bernilai tinggi, Penerima Manfaat diharuskan untuk mengembangkan Dokumen Strategi Pengadaan. Strategi Pengadaan membahas bagaimana kegiatan pengadaan akan mendukung tujuan pengembangan proyek dan memberikan Nilai Terbaik untuk Uang (VfM). Strategi Pengadaan membantu Penerima Manfaat dengan menggunakan berbagai alat pengadaan dan manajemen untuk memberikan justifikasi yang memadai untuk metode pemilihan yang dipilih dalam Rencana Pengadaan. Tingkat detail dan analisis dalam Strategi Pengadaan harus proporsional dengan risiko, nilai, dan kompleksitas pengadaan sebagaimana disetujui dengan IsDB.

Penerima Manfaat menyiapkan Strategi Pengadaan jika diminta oleh IsDB selama persiapan proyek, dan IsDB meninjau Strategi Pengadaan dan menyetujui Rencana Pengadaan, tanpa keberatan sebelum penyelesaian negosiasi dengan Penerima Manfaat.

Strategi Pengadaan mencakup bidang-bidang berikut:

1. Identifikasi kebutuhan proyek tertentu;

2. Penilaian konteks operasi dan dampak potensialnya terhadap pengadaan;

3. Penilaian kapasitas, sumber daya, dan pengalaman sebelumnya dari lembaga pelaksana dalam pengadaan jenis kegiatan ini;

4. Penilaian kecukupan, perilaku, dan kemampuan pasar untuk menanggapi pengadaan; dan

5. Pembenaran atas pengaturan pengadaan yang diusulkan berdasarkan analisis pasar, risiko dan konteks operasional, serta keadaan proyek.

Penerima Manfaat dapat menyiapkan Strategi Pengadaan tingkat tinggi yang disederhanakan dalam situasi kebutuhan bantuan yang mendesak karena bencana alam atau bencana buatan manusia atau konflik yang diakui oleh IsDB, dengan ketentuan bahwa pengaturan pengadaan yang disederhanakan dalam Strategi Pengadaan tersebut konsisten dengan Prinsip Pengadaan Inti IsDB.

Bagian-bagian berikut dari Catatan Panduan ini menjelaskan secara terperinci cara menyelesaikan Strategi Pengadaan menggunakan templat yang disediakan dalam Lampiran. Catatan ini juga menyediakan alat dan teknik manajemen praktik terbaik yang diperlukan untuk menilai pasar, pemasok, dan risiko.